Lokale overheden hebben genoeg te doen, maar worden vaak geconfronteerd met verouderde IT-systemen, beperkte budgetten en verminderde personeelsbestanden. Dit wordt alleen maar te duidelijk wanneer ze worden geconfronteerd met nieuwe vereisten, zoals de nieuwe regels voor gegevensbescherming: de Wet elektronische publicaties (Wep). In dit geval zal het, als de processen om aan de nieuwe voorschriften te voldoen niet goed doordacht zijn, alleen maar bijdragen aan de uitdagingen waarmee de lokale overheid wordt geconfronteerd.
Er kan veel tijd en moeite van het personeel worden geconsumeerd door het voldoen aan de wet, vooral als uw organisatie verouderde desktop-technologie gebruikt om documenten te anonimiseren. Laten we uitleggen waarom…
Het waarborgen van naleving van de wetgeving voor GDPR en VNG / AVG breidt zich uit en vereist nu de anonimisering van persoonsgegevens, waarbij transparantie van planningsbeslissingen op internet wordt gepubliceerd en openbaar wordt gemaakt.
Organisaties moeten klaar zijn, de Wet elektronische publicaties (Wep) wordt van kracht in januari 2024: https://vng.nl/artikelen/wet-elektronische-publicaties-wep-gemeenteblad-elektronisch-uitgeven-en-elektronisch-beschikbaar-stellen
Deze nieuwe wetgeving legt een aanzienlijke extra nalevingswerklast op elke Gemeente, maar is uw organisatie er klaar voor? Welke opties zijn er om documenten te anonimiseren voor openbare weergave?
Belangrijke anonimiserings overwegingen
Je zou een markeerstift kunnen gebruiken op elke afgedrukte pagina van een document, maar het is 2022, laten we serieus zijn – dat zou onnodig veel tijd en moeite kosten. Dus je moet overwegen:
- Is uw anonimiseringsservice geïntegreerd met uw back-office systeem van record? Hopelijk worden uw documenten opgeslagen in een vergunningen- of documentbeheersysteem, dat uw systeem van record is, dus alles wat u doet met die records en hun bijbehorende documenten, moet worden geïntegreerd om redenen van naleving en efficiëntie.
- Zijn uw anonimiseringsworkflows geïntegreerd met uw systemen van record? Efficiënte anonimisering vereist ondersteuning van workflows om productieve anonimisering van documenten te garanderen. Een workflow moet worden gestart vanuit het systeem van record met ondersteuning voor workflowtypes voor verschillende documenttypen voor anonimisering.
- Welke tools heb ik nodig om documenten te anonimiseren? Het gebruik van handmatige anonimiseringstools in desktop PDF-toepassingen is niet langer een optie. Door moderne geïntegreerde cloudservices te combineren met een reeks anonimiseringsfuncties die beschikbaar zijn in een gebruiksvriendelijke interface, kunnen anonimiserings.
- Hoe efficiënt is het end-to-end proces? Secundaire interfaces voor gebruikers en onnodige handmatige stappen verminderen de productiviteit, verhogen de kosten voor training en ondersteuning, en voegen complexiteit toe. Door ervoor te zorgen dat uw oplossingsprovider een geoptimaliseerd end-to-end workflow levert voor uw gebruikers, zal de efficiëntie toenemen.
Om gezamenlijke klanten te ondersteunen, hebben GDPR-experts Especialisten en wereldleider in planningsbeoordeling DigEplan de handen ineen geslagen om moderne cloudoplossingen te bieden die een geïntegreerd, geautomatiseerd en volledig geoptimaliseerd redactieproces creëren.
Bekijk hoe cloud redactieservices werken:
Anonimiseren kost veel tijd, vergt juridische kennis en foutgevoelig. Door de toenemende hoeveelheid te publiceren informatie is het niet langer werkbaar om het handmatig te doen. De software eAnonimiseren beschikt over de meest geavanceerde taaltechnologie om alle te anonimiseren gegevens automatisch te herkennen.
Daarnaast voegt de software automatisch de juiste uitzonderingsgrondslagen toe. eAnonimiseren maakt het voldoen aan de wet- en regelgeving eenvoudig zodat overheden transparant kunnen zijn, terwijl zij zich kunnen focussen op hun kerntaken.