Of je nu leiding geeft aan de vergunningverlening voor grote of kleine gemeenten, het goedkeuringsproces voor vergunningen is een tijdrovende inspanning voor gemeenten. Veelal zijn die nog steeds afhankelijk van systemen die geen integratie hebben met het vergunningen- of zaak/DMS-systemen voor het beoordelen van documenten.
Er is echter een veel eenvoudigere manier, en deze wordt mogelijk gemaakt met geïntegreerde software voor documentbeoordeling. Met elektronische documentbeoordelingssoftware kun je documenten in realtime digitaal beoordelen en markeren, direct samenwerken met beoordelaars van verschillende afdelingen en documenten van aanvragers stempelen zonder dat je kopieën naar desktopsoftware hoeft te uploaden/downloaden.
Je vraagt je misschien af hoe software voor het beoordelen van bouwplannen jou ten goede kan komen. Daarom hebben we enkele manieren opgesomd waarop beoordelingssoftware je kan helpen tijd en geld te besparen door jouw proces te verbeteren.
-
Verhoog de efficiëntie met real-time samenwerking
Met software voor het beoordelen van vergunningsdocumenten kunnen medewerkers altijd en overal in de cloud gehoste plannen beoordelen, markeren en er commentaar op achterlaten.
Dit bespaart niet alleen tijd doordat het samenwerkingsproces eenvoudiger wordt, maar je elimineert ook problemen met versiebeheer of handmatige gegevensinvoer. Gebruikers kunnen samenwerken aan dezelfde digitale versie van de zaak, waardoor herhaling van werk wordt vermeden, evenals de impact van jouw wijziging op de opmerkingen van andere reviewers. Omdat je alles op één plek hebt, hoef je je geen zorgen te maken over het verzamelen of missen van opmerkingen uit meerdere kopieën van een document.
-
Doe meer met minder personeel
Veel organisaties in de publieke sector worden geconfronteerd met hoge werkdruk bij het verlenen van vergunningen, maar krijgen geen grotere budgetten om meer personeel aan te nemen of kunnen geen geschikt personeel vinden vanwege de schaarste in de markt. Omdat software voor planbeoordeling je kan helpen de efficiëntie te verhogen en tijd te besparen, kun je meer projecten behandelen zonder dat je extra mensen hoeft in te huren. Bovendien kunnen de aantekeningen van andere collega’s je ondersteunen bij jouw beoordeling van de documenten. Online kun je dit vanaf elke gewenste locatie doen of je nu op kantoor werkt, thuis of met een mobiel device onderweg bent zoals bij bouwinspecteurs.
-
Integreer met je bestaande vergunningen software
Software voor digitale documentbeoordeling werkt met jouw bestaande DMS of vergunningsplatforms, zodat je de informatiestroom tussen het vergunningensysteem en de oplossing voor elektronische documentbeoordeling snel kunt verbeteren. Avolve werkt bijvoorbeeld samen met meer dan vijftien technologieleveranciers van de overheid om ervoor te zorgen dat hun klanten documentbeoordelingssoftware gemakkelijk kunnen implementeren.
-
Verbeter de ervaring van burgers bij jouw gemeente door sneller vergunningen af te handelen
Door jouw planbeoordelingsproces te optimaliseren met geïntegreerde software voor elektronische documentbeoordeling, werk je sneller en verkort je de tijd die nodig is om vergunningen af te handelen. Een efficiënter proces zal jouw teamleden ten goede komen en het zal ook de ervaring van jouw aanvragers verbeteren, met als resultaat meer tevredenheid over de geleverde diensten.
Tijd is geld, dus aanvragers zullen profiteren van de mogelijkheid om sneller met de ontwikkeling te beginnen dankzij een sneller goedkeuringsproces voor vergunningen.
Klaar om over te stappen naar een volledig geïntegreerd documentbeoordelingsproces?
Neem vandaag nog contact met ons op om meer te weten te komen!