Of je nu leiding geeft aan de vergunningverlening voor grote of kleine gemeenten, het goedkeuringsproces voor vergunningen is een tijdrovende inspanning voor gemeenten. Veelal zijn die nog steeds afhankelijk van systemen die geen integratie hebben met het vergunningen- of zaak/DMS-systemen voor het beoordelen van documenten. 

Er is echter een veel eenvoudigere manier, en deze wordt mogelijk gemaakt met geïntegreerde software voor documentbeoordeling. Met elektronische documentbeoordelingssoftware kun je documenten in realtime digitaal beoordelen en markeren, direct samenwerken met beoordelaars van verschillende afdelingen en documenten van aanvragers stempelen zonder dat je kopieën naar desktopsoftware hoeft te uploaden/downloaden. 

Je vraagt je misschien af hoe software voor het beoordelen van bouwplannen jou ten goede kan komen. Daarom hebben we enkele manieren opgesomd waarop beoordelingssoftware je kan helpen tijd en geld te besparen door jouw proces te verbeteren. 

1. Verhoog de efficiëntie met real-time samenwerking

Met software voor het beoordelen van vergunningsdocumenten kunnen medewerkers altijd en overal in de cloud gehoste plannen beoordelen, markeren en er commentaar op achterlaten. 

Dit bespaart niet alleen tijd doordat het samenwerkingsproces eenvoudiger wordt, maar je elimineert ook problemen met versiebeheer of handmatige gegevensinvoer. Gebruikers kunnen samenwerken aan dezelfde digitale versie van de zaak, waardoor herhaling van werk wordt vermeden, evenals de impact van jouw wijziging op de opmerkingen van andere reviewers. Omdat je alles op één plek hebt, hoef je je geen zorgen te maken over het verzamelen of missen van opmerkingen uit meerdere kopieën van een document. 

2. Doe meer met minder personeel

Veel organisaties in de publieke sector worden geconfronteerd met hoge werkdruk bij het verlenen van vergunningen, maar krijgen geen grotere budgetten om meer personeel aan te nemen of kunnen geen geschikt personeel vinden vanwege de schaarste in de markt. Omdat software voor planbeoordeling je kan helpen de efficiëntie te verhogen en tijd te besparen, kun je meer projecten behandelen zonder dat je extra mensen hoeft in te huren. Bovendien kunnen de aantekeningen van andere collega’s je ondersteunen bij jouw beoordeling van de documenten. Online kun je dit vanaf elke gewenste locatie doen of je nu op kantoor werkt, thuis of met een mobiel device onderweg bent zoals bij bouwinspecteurs.  

3. Integreer met je bestaande vergunningen software

Software voor digitale documentbeoordeling werkt met jouw bestaande DMS of vergunningsplatforms, zodat je de informatiestroom tussen het vergunningensysteem en de oplossing voor elektronische documentbeoordeling snel kunt verbeteren. Avolve werkt bijvoorbeeld samen met meer dan vijftien technologieleveranciers van de overheid om ervoor te zorgen dat hun klanten documentbeoordelingssoftware gemakkelijk kunnen implementeren. 

4. Verbeter de ervaring van burgers bij jouw gemeente door sneller vergunningen af te handelen

Door jouw planbeoordelingsproces te optimaliseren met geïntegreerde software voor elektronische documentbeoordeling, werk je sneller en verkort je de tijd die nodig is om vergunningen af te handelen. Een efficiënter proces zal jouw teamleden ten goede komen en het zal ook de ervaring van jouw aanvragers verbeteren, met als resultaat meer tevredenheid over de geleverde diensten. 

Tijd is geld, dus aanvragers zullen profiteren van de mogelijkheid om sneller met de ontwikkeling te beginnen dankzij een sneller goedkeuringsproces voor vergunningen.  

Klaar om over te stappen naar een volledig geïntegreerd documentbeoordelingsproces? 

Neem vandaag nog contact met ons op om meer te weten te komen!

De nieuwe PDF-samenvoegfunctie van DigEplan bespaart tijd bij het consolideren van documenten en het voorbereiden van reacties, geïntegreerd in uw vergunningen- of documentbeheersystemen.

De nieuwste versie van DigEplan van Avolve Software biedt nieuwe functies waarmee PDF’s kunnen worden samengevoegd, gesplitst en geconstrueerd met slechts een paar simpele klikken. Dit stelt DigEplan-gebruikers, die gebruik maken van de geüpgrade Pro-functies, in staat om meerdere pagina’s uit verschillende PDF-documenten samen te voegen tot een nieuwe enkele PDF.

De mogelijkheden zijn eindeloos voor alle afdelingen die pagina’s uit meerdere documenten moeten verwerken en er een nieuw document van willen maken.

Vergunningverlening, juridische zaken en deelnemers aan vergaderingen werken vaak met verschillende documenten waarbij pagina’s moeten worden verwijdert of samengevoegd tot nieuwe documenten. DigEplan biedt de mogelijkheid om ervoor te zorgen dat de originele documenten niet worden gewijzigd als je deze werkzaamheden uitvoerd.

Hoe maak je een samengevoegde PDF van afzonderlijke PDF-documenten met behulp van DigEplan?

Stap 1
Open het eerste document met behulp van de document composer functionaliteit in DigEplan. Selecteer eenvoudig de pagina’s uit het oorspronkelijke document die u wilt samenvoegen, die vervolgens verschijnen in het rechterpaneel.

Herhaal het proces opnieuw voor eventuele extra documenten.

Stap 2
Het is eenvoudig om de nieuwe samengevoegde PDF op te slaan, aangezien DigEplan is geïntegreerd met uw vergunningen- of DMS-systeem. Sla het nieuwe geregistreerde document eenvoudig op bij een geselecteerd dossier.

Bekijk zelf de nieuwe functionaliteit van de documentcomponist en ontdek hoe je toegang kunt krijgen tot PDF-samenvoeging met de verbeterde functies in DigEplan.

Boek vandaag nog een afspraak!

Veel gemeenten kiezen voor een softwareoplossing, om er vervolgens achter te komen dat dit meer werk/problemen oplevert. Zonder volledige integratie is dit onvermijdelijk. Als het gaat om documentbeoordeling, hebben organisaties een geïntegreerde oplossing in de Cloud nodig om optimaal te profiteren van beide systemen, anders lopen ze vast met geïsoleerde gegevens, versiebeheerproblemen en meer.

Voor Nederlandse gemeenten die een oplossing voor documentbeoordeling overwegen, is DigEplan de enige Cloud-gebaseerde software voor elektronische documentbeoordeling die volledig integreert met Roxit. Het biedt gemeenten een enorme efficiëntievoorsprong doordat gebruikers documentbeoordelingstaken 50% sneller kunnen voltooien bij het gebruik van PDF-aantekeningen.

Benut de DigEplan-Roxit-integratie voor aanzienlijke efficiencywinst vandaag nog

De integratie van DigEplan en Roxit kan nieuwe niveaus van efficiëntie, nauwkeurigheid en samenwerking brengen binnen uw gemeente.

Metagegevens uitwisseling ondersteunt en stroomlijnt workflows en processen. Volledige integratie tussen uw documentbeheer- en vergunning systemen stelt medewerkers in staat om gebruik te maken van de document metagegevens, zodat ze hun werkvoorraad naadloos kunnen organiseren terwijl handmatige taken worden geautomatiseerd.

Gebruikers kunnen documentbeoordelingstaken 50% sneller voltooien dan bij het gebruik van PDF-desktop markeringstools. Volledig geïntegreerde elektronische documentbeoordeling biedt een uitgebreide reeks functies die gebruikmaken van metagegevens om repetitieve handmatige processen te automatiseren, terwijl zichtbaarheid wordt geboden aan alle belanghebbenden.

Verminder de doorlooptijd met automatisch stempelen en omzetten van alle documenten. Met Intelligente stempels kunnen gemeenten stempelen en converteren in één stap, waardoor tijd wordt bespaard en de noodzaak om gegevens handmatig in te voeren wordt verminderd, wat inefficiënt en foutgevoelig is. In plaats daarvan worden documenten gestempeld en geconverteerd, met een controleerbaar register van de aanvraagdocumenten die automatisch in het document registratiesysteem wordt geregistreerd.

Zorg voor naleving. PDF-markeringstools op desktop laten gebruikers toe documenten te wijzigen, nieuwe bladen toe te voegen of markeringen aan te passen buiten het registratiesysteem. DigEplan zorgt ervoor dat de originele plannen niet kunnen worden gesplitst of gewijzigd, en houdt alle transacties bij gedurende de levenscyclus van een zaak behandeling voor het geval dat men in de historie wil kijken van het proces van de document behandeling.

Voordelen van het gebruik van een volledig geïntegreerde digitale documentbeoordelingsoplossing:

Efficiëntie: Met een volledig geïntegreerd digitale documentbeoordelingstool kunnen beoordelaars in realtime toegang krijgen tot plannen en samenwerken vanaf elke locatie met een internetverbinding. Dit elimineert de noodzaak voor handmatige processen en kan het beoordelingsproces stroomlijnen, wat resulteert in snellere doorlooptijden.

Nauwkeurigheid: Een geïntegreerde digitale documentbeoordelingsoplossing vermindert fouten en inconsistenties door geautomatiseerde controles en meldingen te bieden aan beoordelaars wanneer er wijzigingen in de plannen worden aangebracht. Dit kan de algehele kwaliteit van het beoordelingsproces verbeteren en de kans op fouten of omissies verminderen.

Transparantie: Een volledig geïntegreerde digitale documentbeoordelingsoplossing biedt transparantie en verantwoording gedurende het beoordelingsproces door wijzigingen en opmerkingen bij te houden van beoordelaars. Dit verbetert de communicatie tussen belanghebbenden en zorgt ervoor dat alle feedback op de juiste manier wordt verwerkt.

Veiligheid: Digitale planbeoordelingstools kunnen meer beveiliging bieden dan desktopmarkeringstools door gecontroleerde toegang tot documenten te bieden. Dit kan helpen ongeautoriseerde toegang of wijziging van plannen te voorkomen, waardoor de algehele beveiliging van het beoordelingsproces wordt verbeterd.

Meer informatie

In de huidige digitaal geavanceerde wereld worden de traditionele methoden van het beoordelen en markeren van documenten en bouwtekeningen snel vervangen door efficiëntere en gestroomlijnde processen.

Twee prominente methoden die hiervoor worden gebruikt zijn geïntegreerde elektronische documentbeoordeling (EDR – Electronic Document Review) en desktop gebaseerde markup-tools. Hoewel beide benaderingen dienen voor documentbeoordeling, wegen de voordelen en het belang van EDR veel zwaarder dan die van desktop gebaseerde markup-tools.

Gestroomlijnde samenwerking en communicatie

Geïntegreerde elektronische planbeoordeling (EDR) biedt een centraal platform voor samenwerking tussen meerdere beoordelaars die betrokken zijn bij het beoordelingsproces van het plan. Het stelt beoordelaars in staat om gelijktijdig toegang te krijgen tot de plannen en eraan te werken, waardoor realtime communicatie en feedback mogelijk zijn. Dit elimineert de noodzaak van fysieke vergaderingen en versnelt het algehele beoordelingsproces. Aan de andere kant vertrouwen desktop gebaseerde markup-tools op het delen van bestanden en handmatige communicatiemethoden, wat kan leiden tot mogelijke vertragingen, miscommunicatie en problemen met versiebeheer.

Efficiëntie en tijdsbesparing

EDR biedt tal van functies die de efficiëntie aanzienlijk verbeteren en waardevolle tijd besparen tijdens het beoordelingsproces. Met EDR kunnen beoordelaars gemakkelijk door documenten en tekeningen navigeren, zoekopdrachten uitvoeren en relevante informatie ophalen.

Markeringen, opmerkingen en annotaties die gebruikmaken van standaardopmerkingen en metagegevens van het systeem van registratie stroomlijnen het beoordelingsproces en verminderen de kans op fouten en verkeerde interpretaties.

Bovendien integreert EDR vaak met vergunningverlening en documentbeheersystemen, waardoor de workflows verder worden geoptimaliseerd. In tegenstelling hiermee missen desktop gebaseerde markup-tools de geautomatiseerde functionaliteit en integraties, wat kan leiden tot langere beoordelingscycli en verminderde productiviteit.

Versiebeheer en documentbeheer 

Een van de belangrijkste voordelen van EDR ten opzichte van desktop gebaseerde markup-tools is de robuuste mogelijkheid voor versiebeheer en documentbeheer. EDR-systemen houden een uitgebreide registratie bij van alle versies en wijzigingen die aan de plannen zijn aangebracht, wat zorgt voor transparantie en verantwoording. Dit stelt belanghebbenden in staat om gemakkelijk de historie en voortgang van het project te volgen en indien nodig terug te verwijzen naar eerdere versies. Daarentegen kunnen desktop gebaseerde tools tot verwarring en verlies van informatie lijden.

Beveiliging en Gegevensbescherming

Geïntegreerde elektronische documentbeoordeling hebben prioriteit voor beveiliging en gegevensbescherming, vooral bij het omgaan met gevoelige en vertrouwelijke informatie. Deze systemen maken doorgaans gebruik van robuuste beveiligingsmaatregelen, waaronder versleuteling, toegangscontroles en veilige cloudopslag, om ervoor te zorgen dat plannen en gerelateerde documenten beschermd zijn tegen ongeoorloofde toegang of gegevensinbreuken. Aan de andere kant missen op desktop gebaseerde tools hetzelfde niveau van beveiliging, waardoor ze gevoeliger zijn voor gegevensverlies of ongeoorloofde deling.

In het digitale tijdperk van vandaag kan het belang van geïntegreerde elektronische documentbeoordeling niet genoeg benadrukt worden. De voordelen ten opzichte van op desktop gebaseerde annotatietools op het gebied van samenwerking, efficiëntie, tijdsbesparing, versiebeheer, documentbeheer en beveiliging maken het een onmisbaar instrument, specifiek afgestemd op organisaties in de publieke sector.

EDR revolutioneert het proces van planningsbeoordeling, stroomlijnt communicatie, verbetert productiviteit en zorgt voor nauwkeurigheid gedurende de doorlooptijd van de vergunningvelening.

Het omarmen van EDR-systemen stelt organisaties in staat om voorop te blijven lopen, hun werkwijzen te verbeteren en de uitgifte van vergunningen te verkorten, terwijl ze de hoogste normen van kwaliteit en gegevensbescherming handhaven.

Lokale overheden hebben genoeg te doen, maar worden vaak geconfronteerd met verouderde IT-systemen, beperkte budgetten en verminderde personeelsbestanden. Dit wordt alleen maar te duidelijk wanneer ze worden geconfronteerd met nieuwe vereisten, zoals de nieuwe regels voor gegevensbescherming: de Wet elektronische publicaties (Wep). In dit geval zal het, als de processen om aan de nieuwe voorschriften te voldoen niet goed doordacht zijn, alleen maar bijdragen aan de uitdagingen waarmee de lokale overheid wordt geconfronteerd.

Er kan veel tijd en moeite van het personeel worden geconsumeerd door het voldoen aan de wet, vooral als uw organisatie verouderde desktop-technologie gebruikt om documenten te anonimiseren. Laten we uitleggen waarom…

Het waarborgen van naleving van de wetgeving voor GDPR en VNG / AVG breidt zich uit en vereist nu de anonimisering van persoonsgegevens, waarbij transparantie van planningsbeslissingen op internet wordt gepubliceerd en openbaar wordt gemaakt.

Organisaties moeten klaar zijn, de Wet elektronische publicaties (Wep) wordt van kracht in januari 2024: https://vng.nl/artikelen/wet-elektronische-publicaties-wep-gemeenteblad-elektronisch-uitgeven-en-elektronisch-beschikbaar-stellen

Deze nieuwe wetgeving legt een aanzienlijke extra nalevingswerklast op elke Gemeente, maar is uw organisatie er klaar voor? Welke opties zijn er om documenten te anonimiseren voor openbare weergave?

Belangrijke anonimiserings overwegingen

Je zou een markeerstift kunnen gebruiken op elke afgedrukte pagina van een document, maar het is 2022, laten we serieus zijn – dat zou onnodig veel tijd en moeite kosten. Dus je moet overwegen:

1. Is uw anonimiseringsservice geïntegreerd met uw back-office systeem van record? Hopelijk worden uw documenten opgeslagen in een vergunningen- of documentbeheersysteem, dat uw systeem van record is, dus alles wat u doet met die records en hun bijbehorende documenten, moet worden geïntegreerd om redenen van naleving en efficiëntie.
2. Zijn uw anonimiseringsworkflows geïntegreerd met uw systemen van record? Efficiënte anonimisering vereist ondersteuning van workflows om productieve anonimisering van documenten te garanderen. Een workflow moet worden gestart vanuit het systeem van record met ondersteuning voor workflowtypes voor verschillende documenttypen voor anonimisering.
3. Welke tools heb ik nodig om documenten te anonimiseren? Het gebruik van handmatige anonimiseringstools in desktop PDF-toepassingen is niet langer een optie. Door moderne geïntegreerde cloudservices te combineren met een reeks anonimiseringsfuncties die beschikbaar zijn in een gebruiksvriendelijke interface, kunnen anonimiserings.
4. Hoe efficiënt is het end-to-end proces? Secundaire interfaces voor gebruikers en onnodige handmatige stappen verminderen de productiviteit, verhogen de kosten voor training en ondersteuning, en voegen complexiteit toe. Door ervoor te zorgen dat uw oplossingsprovider een geoptimaliseerd end-to-end workflow levert voor uw gebruikers, zal de efficiëntie toenemen.

Om gezamenlijke klanten te ondersteunen, hebben GDPR-experts Especialisten en wereldleider in planningsbeoordeling DigEplan de handen ineen geslagen om moderne cloudoplossingen te bieden die een geïntegreerd, geautomatiseerd en volledig geoptimaliseerd redactieproces creëren.

Bekijk hoe cloud redactieservices werken:

Anonimiseren kost veel tijd, vergt juridische kennis en foutgevoelig. Door de toenemende hoeveelheid te publiceren informatie is het niet langer werkbaar om het handmatig te doen. De software eAnonimiseren beschikt over de meest geavanceerde taaltechnologie om alle te anonimiseren gegevens automatisch te herkennen.

Daarnaast voegt de software automatisch de juiste uitzonderingsgrondslagen toe. eAnonimiseren maakt het voldoen aan de wet- en regelgeving eenvoudig zodat overheden transparant kunnen zijn, terwijl zij zich kunnen focussen op hun kerntaken.

Neem contact op om meer te weten te komen.

As local governments navigate the challenges of the current global climate, many are turning to innovative solutions to build resilience. Our customers have told us that this is one of the reasons they have trusted Avolve to support their communities, utilizing our leading ePlan solutions.

Avolve’s electronic plan review solutions, ProjectDox and DigEplan, support local government to ensure they have have tools in place to efficiently serve citizens throughout the permitting processes. From effective plan review management and collaboration, to optimized plan markup, local governments can ensure that they have stability in their ePlan management with Avolve’s solutions.

Adding to a wealth of jurisdictions challenges, permitting demand remains high, but skilled workers are hard to find. So tools that allow local governments to increase efficiency and manage more projects with less staff are critical. Whether you are a small jurisdiction, or a mega city, we have a leading solution that works for you.

How can our solutions help resilience?
With plan review and management integrated into the permitting processes, agencies can streamline their review processes to improve the speed and accuracy during the review cycle. Yet, it is not only the integration that enhances efficiency. Avolve’s solutions saves significant time from enhance corrections management, tracking and monitoring of corrections, to multi-page file and sheet version management, among a vast number of other functionality.

Using a modern solution enables local governments to meet the challenge of managing a growing volume of permit applications, with no additional funds for increasing staff numbers. In fact, Avolve Software’s ePlan can help you to attract economic development, creating more investment in your community. This in turns helps to reduce the impact to budget and staff cuts.

One customer told us that Avolve’s solution attracts development to their city because it is so easy to do business with them; companies want to work with that city.

With specialized tools designed in partnership with our customers, Avolve Software’s ePlan is a powerful and versatile solution making it an ideal choice for any local government looking to improve its operations and serve their citizens better.

Interested to learn more? Have a look at our solution suite or get in touch.