In de huidige digitaal geavanceerde wereld worden de traditionele methoden van het beoordelen en markeren van documenten en bouwtekeningen snel vervangen door efficiëntere en gestroomlijnde processen.
Twee prominente methoden die hiervoor worden gebruikt zijn geïntegreerde elektronische documentbeoordeling (EDR – Electronic Document Review) en desktop gebaseerde markup-tools. Hoewel beide benaderingen dienen voor documentbeoordeling, wegen de voordelen en het belang van EDR veel zwaarder dan die van desktop gebaseerde markup-tools.
Gestroomlijnde samenwerking en communicatie
Geïntegreerde elektronische planbeoordeling (EDR) biedt een centraal platform voor samenwerking tussen meerdere beoordelaars die betrokken zijn bij het beoordelingsproces van het plan. Het stelt beoordelaars in staat om gelijktijdig toegang te krijgen tot de plannen en eraan te werken, waardoor realtime communicatie en feedback mogelijk zijn. Dit elimineert de noodzaak van fysieke vergaderingen en versnelt het algehele beoordelingsproces. Aan de andere kant vertrouwen desktop gebaseerde markup-tools op het delen van bestanden en handmatige communicatiemethoden, wat kan leiden tot mogelijke vertragingen, miscommunicatie en problemen met versiebeheer.
Efficiëntie en tijdsbesparing
EDR biedt tal van functies die de efficiëntie aanzienlijk verbeteren en waardevolle tijd besparen tijdens het beoordelingsproces. Met EDR kunnen beoordelaars gemakkelijk door documenten en tekeningen navigeren, zoekopdrachten uitvoeren en relevante informatie ophalen.
Markeringen, opmerkingen en annotaties die gebruikmaken van standaardopmerkingen en metagegevens van het systeem van registratie stroomlijnen het beoordelingsproces en verminderen de kans op fouten en verkeerde interpretaties.
Bovendien integreert EDR vaak met vergunningverlening en documentbeheersystemen, waardoor de workflows verder worden geoptimaliseerd. In tegenstelling hiermee missen desktop gebaseerde markup-tools de geautomatiseerde functionaliteit en integraties, wat kan leiden tot langere beoordelingscycli en verminderde productiviteit.
Versiebeheer en documentbeheer
Een van de belangrijkste voordelen van EDR ten opzichte van desktop gebaseerde markup-tools is de robuuste mogelijkheid voor versiebeheer en documentbeheer. EDR-systemen houden een uitgebreide registratie bij van alle versies en wijzigingen die aan de plannen zijn aangebracht, wat zorgt voor transparantie en verantwoording. Dit stelt belanghebbenden in staat om gemakkelijk de historie en voortgang van het project te volgen en indien nodig terug te verwijzen naar eerdere versies. Daarentegen kunnen desktop gebaseerde tools tot verwarring en verlies van informatie lijden.
Beveiliging en Gegevensbescherming
Geïntegreerde elektronische documentbeoordeling hebben prioriteit voor beveiliging en gegevensbescherming, vooral bij het omgaan met gevoelige en vertrouwelijke informatie. Deze systemen maken doorgaans gebruik van robuuste beveiligingsmaatregelen, waaronder versleuteling, toegangscontroles en veilige cloudopslag, om ervoor te zorgen dat plannen en gerelateerde documenten beschermd zijn tegen ongeoorloofde toegang of gegevensinbreuken. Aan de andere kant missen op desktop gebaseerde tools hetzelfde niveau van beveiliging, waardoor ze gevoeliger zijn voor gegevensverlies of ongeoorloofde deling.
In het digitale tijdperk van vandaag kan het belang van geïntegreerde elektronische documentbeoordeling niet genoeg benadrukt worden. De voordelen ten opzichte van op desktop gebaseerde annotatietools op het gebied van samenwerking, efficiëntie, tijdsbesparing, versiebeheer, documentbeheer en beveiliging maken het een onmisbaar instrument, specifiek afgestemd op organisaties in de publieke sector.
EDR revolutioneert het proces van planningsbeoordeling, stroomlijnt communicatie, verbetert productiviteit en zorgt voor nauwkeurigheid gedurende de doorlooptijd van de vergunningvelening.
Het omarmen van EDR-systemen stelt organisaties in staat om voorop te blijven lopen, hun werkwijzen te verbeteren en de uitgifte van vergunningen te verkorten, terwijl ze de hoogste normen van kwaliteit en gegevensbescherming handhaven.
Boek een demo
We willen u graag laten zien hoe geautomatiseerde redactie werkt.
Neem contact met ons op, dan maken we een afspraak.
Lokale overheden hebben genoeg te doen, maar worden vaak geconfronteerd met verouderde IT-systemen, beperkte budgetten en verminderde personeelsbestanden. Dit wordt alleen maar te duidelijk wanneer ze worden geconfronteerd met nieuwe vereisten, zoals de nieuwe regels voor gegevensbescherming: de Wet elektronische publicaties (Wep). In dit geval zal het, als de processen om aan de nieuwe voorschriften te voldoen niet goed doordacht zijn, alleen maar bijdragen aan de uitdagingen waarmee de lokale overheid wordt geconfronteerd.
Er kan veel tijd en moeite van het personeel worden geconsumeerd door het voldoen aan de wet, vooral als uw organisatie verouderde desktop-technologie gebruikt om documenten te anonimiseren. Laten we uitleggen waarom…
Het waarborgen van naleving van de wetgeving voor GDPR en VNG / AVG breidt zich uit en vereist nu de anonimisering van persoonsgegevens, waarbij transparantie van planningsbeslissingen op internet wordt gepubliceerd en openbaar wordt gemaakt.
Organisaties moeten klaar zijn, de Wet elektronische publicaties (Wep) wordt van kracht in januari 2024: https://vng.nl/artikelen/wet-elektronische-publicaties-wep-gemeenteblad-elektronisch-uitgeven-en-elektronisch-beschikbaar-stellen
Deze nieuwe wetgeving legt een aanzienlijke extra nalevingswerklast op elke Gemeente, maar is uw organisatie er klaar voor? Welke opties zijn er om documenten te anonimiseren voor openbare weergave?
Belangrijke anonimiserings overwegingen
Je zou een markeerstift kunnen gebruiken op elke afgedrukte pagina van een document, maar het is 2022, laten we serieus zijn – dat zou onnodig veel tijd en moeite kosten. Dus je moet overwegen:
- Is uw anonimiseringsservice geïntegreerd met uw back-office systeem van record? Hopelijk worden uw documenten opgeslagen in een vergunningen- of documentbeheersysteem, dat uw systeem van record is, dus alles wat u doet met die records en hun bijbehorende documenten, moet worden geïntegreerd om redenen van naleving en efficiëntie.
- Zijn uw anonimiseringsworkflows geïntegreerd met uw systemen van record? Efficiënte anonimisering vereist ondersteuning van workflows om productieve anonimisering van documenten te garanderen. Een workflow moet worden gestart vanuit het systeem van record met ondersteuning voor workflowtypes voor verschillende documenttypen voor anonimisering.
- Welke tools heb ik nodig om documenten te anonimiseren? Het gebruik van handmatige anonimiseringstools in desktop PDF-toepassingen is niet langer een optie. Door moderne geïntegreerde cloudservices te combineren met een reeks anonimiseringsfuncties die beschikbaar zijn in een gebruiksvriendelijke interface, kunnen anonimiserings.
- Hoe efficiënt is het end-to-end proces? Secundaire interfaces voor gebruikers en onnodige handmatige stappen verminderen de productiviteit, verhogen de kosten voor training en ondersteuning, en voegen complexiteit toe. Door ervoor te zorgen dat uw oplossingsprovider een geoptimaliseerd end-to-end workflow levert voor uw gebruikers, zal de efficiëntie toenemen.
Om gezamenlijke klanten te ondersteunen, hebben GDPR-experts Especialisten en wereldleider in planningsbeoordeling DigEplan de handen ineen geslagen om moderne cloudoplossingen te bieden die een geïntegreerd, geautomatiseerd en volledig geoptimaliseerd redactieproces creëren.
Bekijk hoe cloud redactieservices werken:
Anonimiseren kost veel tijd, vergt juridische kennis en foutgevoelig. Door de toenemende hoeveelheid te publiceren informatie is het niet langer werkbaar om het handmatig te doen. De software eAnonimiseren beschikt over de meest geavanceerde taaltechnologie om alle te anonimiseren gegevens automatisch te herkennen.
Daarnaast voegt de software automatisch de juiste uitzonderingsgrondslagen toe. eAnonimiseren maakt het voldoen aan de wet- en regelgeving eenvoudig zodat overheden transparant kunnen zijn, terwijl zij zich kunnen focussen op hun kerntaken.
Neem contact op om meer te weten te komen.
As local governments navigate the challenges of the current global climate, many are turning to innovative solutions to build resilience. Our customers have told us that this is one of the reasons they have trusted Avolve to support their communities, utilizing our leading ePlan solutions.
Avolve’s electronic plan review solutions, ProjectDox and DigEplan, support local government to ensure they have have tools in place to efficiently serve citizens throughout the permitting processes. From effective plan review management and collaboration, to optimized plan markup, local governments can ensure that they have stability in their ePlan management with Avolve’s solutions.
Adding to a wealth of jurisdictions challenges, permitting demand remains high, but skilled workers are hard to find. So tools that allow local governments to increase efficiency and manage more projects with less staff are critical. Whether you are a small jurisdiction, or a mega city, we have a leading solution that works for you.
How can our solutions help resilience?
With plan review and management integrated into the permitting processes, agencies can streamline their review processes to improve the speed and accuracy during the review cycle. Yet, it is not only the integration that enhances efficiency. Avolve’s solutions saves significant time from enhance corrections management, tracking and monitoring of corrections, to multi-page file and sheet version management, among a vast number of other functionality.
Using a modern solution enables local governments to meet the challenge of managing a growing volume of permit applications, with no additional funds for increasing staff numbers. In fact, Avolve Software’s ePlan can help you to attract economic development, creating more investment in your community. This in turns helps to reduce the impact to budget and staff cuts.
One customer told us that Avolve’s solution attracts development to their city because it is so easy to do business with them; companies want to work with that city.
With specialized tools designed in partnership with our customers, Avolve Software’s ePlan is a powerful and versatile solution making it an ideal choice for any local government looking to improve its operations and serve their citizens better.
Interested to learn more? Have a look at our solution suite or get in touch.
